ECMとは？ビジネス効率化するECMを理解！何故重要なのか？

ざっくりとECM

ECMは企業の情報管理
重要なデータを一元化
業務効率とセキュリティ向上

ECM ＝ Enterprise Content Management

ECMは企業の情報を一元管理し、業務効率とセキュリティを向上させます。

ECMとは

ECMとは企業の情報管理のためのシステムである。なぜなら、無数のデータとドキュメントを一元化し、検索やアクセス、利用が容易になるからだ。

例えば、業務報告書や取引先情報、契約書などを一括管理することが可能である。そして、データを効率よく扱うことで業務の効率化だけでなく、セキュリティの向上にもつながる。

つまり、ECMはデータの管理と利活用を促進し、ビジネスの競争力を向上させるツールである。だから、デジタルトランスフォーメーションを進める企業にとって欠かせない存在となっている。

使用する職種

ITマネージャー

ITマネージャーは、ECMを必要とする。なぜなら、データ管理やセキュリティの最適化を行う必要があるからだ。例えば、重要な業務データを一元化し、アクセス制御を施すことで情報漏洩のリスクを低減できる。

プロジェクトマネージャー

プロジェクトマネージャーは、ECMを活用する。なぜなら、プロジェクト関連のドキュメントやコミュニケーションを一元管理することで情報共有をスムーズに行えるからだ。例えば、プロジェクトのスケジュールやタスクの進捗情報を一覧で確認でき、迅速な意思決定を支援する。

営業担当者

営業担当者は、ECMを活用する。なぜなら、顧客情報や契約書、提案資料などを一元管理することで営業活動を効率化できるからだ。例えば、顧客ごとの過去の取引履歴やコミュニケーション履歴を一覧で確認することで、適切な提案やフォローアップを行える。

情報が増えてきて管理が困難になった時にはECMです。

有名な企業や製品、サービス

Microsoft SharePoint

Microsoft SharePointは、ECMソリューションの一つである。なぜなら、様々な文書管理機能、コラボレーションツール、ワークフローシステムなどを統合したソフトウェアだからだ。例えば、組織内の情報共有やタスク管理が可能となる。

IBM FileNet

IBM FileNetは、業界をリードするECMプラットフォームである。なぜなら、企業のビジネスプロセスを強化し、コンテンツの管理を効率化する機能が揃っているからだ。例えば、コンプライアンス要件に対応した文書管理や自動化されたワークフローが提供される。

OpenText

OpenTextは、ECM分野のトップ企業である。なぜなら、企業のコンテンツと文書のライフサイクルを全体的に管理する幅広い製品を提供しているからだ。例えば、OpenText Content Suiteにより文書の作成から廃棄までを一貫して管理することが可能となる。

大まかな手順

ニーズの把握
ビジネスニーズの把握は、ECM導入の最初のステップである。なぜなら、適切なECMソリューションを選択するためには、企業の具体的な要求を理解する必要があるからだ。例えば、どのような文書をどのように管理したいか、ワークフローの最適化が必要かなどを検討する。
システム選択
ECMシステムの選択は、ニーズ把握に続く重要なステップである。なぜなら、ECMの製品やサービスは多岐にわたり、各々が異なる特性や機能を持つからだ。例えば、SharePointはコラボレーションに強い一方で、OpenTextは全体的なコンテンツ管理に重きを置いている。
システム実装
ECMシステムの実装は、選択後の重要なフェーズである。なぜなら、ECMシステムが組織のIT環境に適切に組み込まれ、機能が最大限に活用されるようにする必要があるからだ。例えば、既存のITインフラとの互換性を確認し、必要に応じてカスタマイズする。
教育研修
スタッフのトレーニングは、ECMシステム導入後の重要な手順である。なぜなら、スタッフが新しいシステムを理解し、その機能を適切に利用するためには、適切な教育と研修が必要だからだ。例えば、各部署ごとにシステムの利用方法についてのワークショップを行う。
管理
ECMシステムの定期的なレビューとアップデートは、長期的な管理の必要な手順である。なぜなら、ビジネス環境や規制の変化、システムの技術的な進化に対応する必要があるからだ。例えば、定期的にシステムのパフォーマンスを評価し、必要に応じて機能の追加やアップグレードを行う。

類似語

コンテンツ管理システム（CMS）

コンテンツ管理システム（CMS）は、ECMの一種である。なぜなら、両者ともにデジタルコンテンツの作成、管理、配布を行うためのツールだからだ。例えば、WordPressやDrupalは特にWebコンテンツの管理に用いられるCMSである。

文書管理システム（DMS）

文書管理システム（DMS）は、ECMの一部とも言える。なぜなら、DMSは特に文書に焦点を当て、その作成、編集、保存、検索、保管などを助ける一方、ECMはより広範なコンテンツと業務プロセスの管理を行うからだ。例えば、Microsoft SharePointはDMS機能を含むECMソリューションである。

情報管理（IM）

情報管理（IM）は、ECMと似た概念である。なぜなら、両者ともに組織内の情報の収集、管理、保存、配布を行うことでビジネスの効率と効果を向上させる目的があるからだ。例えば、企業のデータガバナンスポリシーやデータプライバシーに関する取り組みがIMの一部となる。

反対語

アナログ管理

アナログ管理は、ECMの反対語である。なぜなら、ECMがデジタル化と自動化を活用して効率的に情報を管理するのに対し、アナログ管理は物理的な書類や手作業に依存するからだ。例えば、紙のファイリングシステムや手書きの記録が該当する。

非構造化データ

非構造化データは、ECMの反対概念である。なぜなら、ECMは情報を整理し、管理しやすい形にする一方、非構造化データは形式や規則が不明確で管理が難しいからだ。例えば、自由形式のテキストやソーシャルメディアの投稿が非構造化データとされる。

データシロ化

データシロ化は、ECMの反対事象である。なぜなら、ECMが情報の統合とアクセス性の向上を目指すのに対し、データシロ化は情報が組織内の特定部分で隔離され、他の部分と共有されない状態を指すからだ。例えば、マーケティング部門が保有する顧客情報が他の部門と共有されていない状況がデータシロ化とされる。

会話の例文

業務改善の会議で

Q.「私たちはなぜECMを導入する必要があるのですか？」
A.「ECMは文書やデータを効率的に管理し、情報共有を改善します。それにより、業務の効率化やコンプライアンス遵守が可能になります。」

新しいプロジェクトの立ち上げで

Q.「このプロジェクトでECMをどのように活用しますか？」
A.「私たちはECMを使ってプロジェクトの文書を一元管理します。それにより、メンバー全員が必要な情報にすぐにアクセスでき、作業の効率化を図れます。」

研修セッションで

Q.「私たちはECMのどの機能を重点的に学ぶべきですか？」
A.「それはあなたがどの業務に関与しているかによります。一般的には、文書のアップロード、検索、編集などの基本操作をマスターすることが重要です。さらに、あなたがプロジェクト管理やコンプライアンス対応に関与している場合は、ワークフロー管理やバージョン管理の機能にも触れてみてください。」