クリアデスクポリシーとは?セキュリティ対策と効率性

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ざっくりと

  • デスク上を整理整頓
  • 情報漏えい防止策
  • 効率的な作業空間

クリアデスクポリシー = Clear Desk Policy

概要説明

クリアデスクポリシーとは、社員がデスク上をいつでも整理整頓しておくというポリシーである。 なぜならば、それが情報の漏洩防止につながるからだ。

例えば、重要な書類がデスクに放置されていると、他の人がそれを見ることが可能になる。 そして、仕事が終わったらデスクをきれいにすることで、次に仕事を始めるときにすぐに作業に取り組める。

つまり、情報保護と作業効率の向上の両方を目指すことができる。 だから、このポリシーは多くの企業で採用されている。

職業職種

システムエンジニア

システムエンジニアは、クリアデスクポリシーを頻繁に使用する。なぜなら、彼らは機密情報を扱うことが多く、それを保護する必要があるからだ。例えば、プロジェクトの詳細や顧客の個人情報などを含む書類を整理する。

事務職

事務職の人々も、クリアデスクポリシーを使用する。なぜなら、彼らのデスクは多くの書類や資料で溢れていることが多く、それを整理することで作業効率が上がるからだ。例えば、報告書や会議の議事録などを整理する。

経営者

経営者も、クリアデスクポリシーを使用する。なぜなら、彼らは社内の情報管理の責任があるからだ。例えば、社員全員にクリアデスクポリシーの導入を指示する。

「クリアデスクポリシー」は、直訳すると「クリア(clear)なデスク(desk)の方針(policy)」となります。

代表例

マイクロソフト

マイクロソフトは、情報セキュリティ意識向上の一環である。なぜなら、クリアデスクポリシーを推進して、従業員に対して机の上を整理整頓する習慣をつけさせるため。例えば、社内のルールとして定められている。

トヨタ

トヨタは、効率的な業務遂行のためである。なぜなら、クリアデスクポリシーを採用して、無駄な時間を削減し、生産性を向上させる目的がある。例えば、トヨタ生産方式の一環として取り入れられている。

マリー・コンドー

マリー・コンドーは、整理整頓のプロである。なぜなら、クリアデスクポリシーの考え方を基にした「こんまりメソッド」を提唱しているからだ。例えば、彼女の本や講演では、物の整理整頓による心地よさを語っている。

手順例

分別

必要なものと不必要なものを分別する。なぜなら、クリアデスクポリシーの第一歩は、デスク上に何が必要で何が不必要かを把握することから始まる。例えば、一日の終わりに、その日必要だったものとそうでなかったものをリストアップする。

処分

不必要なものはすぐに処分する。なぜなら、不必要なものがデスク上にあると、仕事の効率を下げる可能性があるからだ。例えば、不要な文書やメモはすぐに捨てる、あるいはデジタル化する。

整理整頓

必要なものは整理整頓して置く。なぜなら、物が適切な場所にないと、探すのに時間がかかり、生産性が下がる可能性があるからだ。例えば、よく使う文具は手の届く位置に、あまり使わないものは引き出しや棚に収納する。

デスクを整理

一日の終わりにデスクを整理する。なぜなら、次の日にすぐに作業が始められる状態にすることで、効率的に業務を遂行できるからだ。例えば、その日の作業が終わったら、すぐにデスク上を片づける。

習慣化

習慣化すること。なぜなら、一度や二度の整理整頓では、長期的な効果は期待できないからだ。例えば、毎日のルーチンとして、クリアデスクポリシーを実践する。

類似語

ミニマリズム

ミニマリズムは必要最低限のものを持つ考え方。クリアデスクポリシーと同じく、不要なものを取り除くことで集中力が上がる。例えば、必要ない服や家具を手放すことで生活がシンプルになる。

リーンマネジメント

リーンマネジメントは無駄を取り除いて効率を上げる手法。クリアデスクポリシーと同じで、不要なものを減らすことが大切。例えば、無駄な手順を省くことで作業がスムーズになる。

5S

5Sは整理・整頓・清掃・清潔・躾の5つを大切にする考え方。クリアデスクポリシーも同じく、物をきちんと整理して作業効率を上げる。例えば、工場では整理整頓で作業がスムーズに進む。

反対語

ホーディング

ホーディングはたくさんのものを溜め込む行為。クリアデスクポリシーとは逆で、物を取り扱う方法が違う。例えば、不要なものもとっておく癖がある人が多い。

メッセーデスク

メッセーデスクは机の上が散らかっている状態。クリアデスクポリシーとは反対で、物が多すぎて作業効率が下がる。例えば、机の上が書類でいっぱいで探すのに時間がかかる。

消耗品重視のポリシー

消耗品重視のポリシーはたくさんの消耗品をストックしておく考え方。クリアデスクポリシーとは反対で、物を取り扱う方法が違う。例えば、ペンやメモ帳を大量にストックしておく事例がある。

会話例

学校の授業での場面

Q.「先生、クリアデスクポリシーって何?」
A.「それは机の上をきれいに片付け、必要なものだけを置く考え方だよ。」

オフィスでの場面

Q.「クリアデスクポリシーを始めようと思うんだけど、具体的に何をすればいいの?」
A.「まずは、必要ないものを机から取り除き、必要な物だけを整理してみよう。」

家庭での場面

Q.「クリアデスクポリシーって家でもできるの?」
A.「もちろんだよ、自分の部屋でも試してみて。不要なものをなくして、大切な物だけを残すんだよ。」

注意点

クリアデスクポリシーを行う時の注意点は必要なものを捨てないこと。なぜならば全てを片付けてしまうと必要なものまでなくなってしまうからだ。

例えば、大切な書類をゴミ箱に捨ててしまうという事態になりかねない。そして、定期的に整理を続けることが重要。だから定期的な見直しも忘れずに。

クリアデスクポリシーとミニマリズムの違いは、クリアデスクポリシーは物を適切に管理することで作業効率を上げる手法で、ミニマリズムは物質的な所有を最小限に抑えるライフスタイルです。

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