クリアデスクポリシーとは？セキュリティ対策と効率性

ざっくりと

クリアデスクポリシー ＝ Clear Desk Policy

概要説明

クリアデスクポリシーとは、社員がデスク上をいつでも整理整頓しておくというポリシーである。 なぜならば、それが情報の漏洩防止につながるからだ。

例えば、重要な書類がデスクに放置されていると、他の人がそれを見ることが可能になる。 そして、仕事が終わったらデスクをきれいにすることで、次に仕事を始めるときにすぐに作業に取り組める。

つまり、情報保護と作業効率の向上の両方を目指すことができる。 だから、このポリシーは多くの企業で採用されている。

職業職種

システムエンジニア

システムエンジニアは、クリアデスクポリシーを頻繁に使用する。なぜなら、彼らは機密情報を扱うことが多く、それを保護する必要があるからだ。例えば、プロジェクトの詳細や顧客の個人情報などを含む書類を整理する。

事務職

事務職の人々も、クリアデスクポリシーを使用する。なぜなら、彼らのデスクは多くの書類や資料で溢れていることが多く、それを整理することで作業効率が上がるからだ。例えば、報告書や会議の議事録などを整理する。

経営者

経営者も、クリアデスクポリシーを使用する。なぜなら、彼らは社内の情報管理の責任があるからだ。例えば、社員全員にクリアデスクポリシーの導入を指示する。

「クリアデスクポリシー」は、直訳すると「クリア（clear）なデスク（desk）の方針（policy）」となります。

代表例

マイクロソフト

マイクロソフトは、情報セキュリティ意識向上の一環である。なぜなら、クリアデスクポリシーを推進して、従業員に対して机の上を整理整頓する習慣をつけさせるため。例えば、社内のルールとして定められている。

トヨタ

トヨタは、効率的な業務遂行のためである。なぜなら、クリアデスクポリシーを採用して、無駄な時間を削減し、生産性を向上させる目的がある。例えば、トヨタ生産方式の一環として取り入れられている。

マリー・コンドー

マリー・コンドーは、整理整頓のプロである。なぜなら、クリアデスクポリシーの考え方を基にした「こんまりメソッド」を提唱しているからだ。例えば、彼女の本や講演では、物の整理整頓による心地よさを語っている。

手順例

分別

必要なものと不必要なものを分別する。なぜなら、クリアデスクポリシーの第一歩は、デスク上に何が必要で何が不必要かを把握することから始まる。例えば、一日の終わりに、その日必要だったものとそうでなかったものをリストアップする。

処分

不必要なものはすぐに処分する。なぜなら、不必要なものがデスク上にあると、仕事の効率を下げる可能性があるからだ。例えば、不要な文書やメモはすぐに捨てる、あるいはデジタル化する。

整理整頓

必要なものは整理整頓して置く。なぜなら、物が適切な場所にないと、探すのに時間がかかり、生産性が下がる可能性があるからだ。例えば、よく使う文具は手の届く位置に、あまり使わないものは引き出しや棚に収納する。

デスクを整理

一日の終わりにデスクを整理する。なぜなら、次の日にすぐに作業が始められる状態にすることで、効率的に業務を遂行できるからだ。例えば、その日の作業が終わったら、すぐにデスク上を片づける。

習慣化

習慣化すること。なぜなら、一度や二度の整理整頓では、長期的な効果は期待できないからだ。例えば、毎日のルーチンとして、クリアデスクポリシーを実践する。

類似語

ミニマリズム

ミニマリズムは必要最低限のものを持つ考え方。クリアデスクポリシーと同じく、不要なものを取り除くことで集中力が上がる。例えば、必要ない服や家具を手放すことで生活がシンプルになる。

リーンマネジメント

リーンマネジメントは無駄を取り除いて効率を上げる手法。クリアデスクポリシーと同じで、不要なものを減らすことが大切。例えば、無駄な手順を省くことで作業がスムーズになる。

5S

5Sは整理・整頓・清掃・清潔・躾の5つを大切にする考え方。クリアデスクポリシーも同じく、物をきちんと整理して作業効率を上げる。例えば、工場では整理整頓で作業がスムーズに進む。

反対語

ホーディング

ホーディングはたくさんのものを溜め込む行為。クリアデスクポリシーとは逆で、物を取り扱う方法が違う。例えば、不要なものもとっておく癖がある人が多い。

メッセーデスク

メッセーデスクは机の上が散らかっている状態。クリアデスクポリシーとは反対で、物が多すぎて作業効率が下がる。例えば、机の上が書類でいっぱいで探すのに時間がかかる。

消耗品重視のポリシー

消耗品重視のポリシーはたくさんの消耗品をストックしておく考え方。クリアデスクポリシーとは反対で、物を取り扱う方法が違う。例えば、ペンやメモ帳を大量にストックしておく事例がある。

会話例

学校の授業での場面

Q.「先生、クリアデスクポリシーって何？」
A.「それは机の上をきれいに片付け、必要なものだけを置く考え方だよ。」

オフィスでの場面

Q.「クリアデスクポリシーを始めようと思うんだけど、具体的に何をすればいいの？」
A.「まずは、必要ないものを机から取り除き、必要な物だけを整理してみよう。」

家庭での場面

Q.「クリアデスクポリシーって家でもできるの？」
A.「もちろんだよ、自分の部屋でも試してみて。不要なものをなくして、大切な物だけを残すんだよ。」

注意点